Identificatieprocedures

Op deze pagina

Procedure voor natuurlijke personen
Procedure voor organisaties
Eisen aan identificatiedocumenten en KvK-uittreksels
CRS-formulieren

Voordat u klant wordt

De wettelijke hoofdregel is dat de hier genoemde procedures dienen te worden voltooid voordat de relatie wordt aangegaan. (Bron: Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme). Uw eerste aankooptransactie kan dus niet eerder verwerkt worden nadat de identificatieprocedure is voltooid.

Bij nieuwe beleggers is het wettelijk verplicht om een bepaalde identificatieprocedure te volgen. Een onderdeel daarvan is dat u dient aan te geven of u belastingplichtig bent in een ander land en wat de herkomst is van de door u geïnvesteerde gelden. Ook dienen wij te controleren of u niet op bepaalde sanctielijsten staat vermeld. Dit zijn lijsten waarop personen en organisaties staan opgenomen waar geen financiële diensten aan verleend mogen worden, bijv. vanwege het ondernemen van terroristische activiteiten.

Deze procedure geldt met name voor nieuwe beleggers. Als u later wilt bijkopen is deze procedure minder van belang. Wel worden de controles periodiek door ons uitgevoerd. Ook kunnen we u vragen om uw belastingstatus opnieuw op te geven of om documentatie voor de herkomst van uw gelden.

Procedure voor natuurlijke personen

Voor natuurlijke personen geldt het volgende:

U stuurt uw inschrijfformulier in, samen met een kopie identiteitsbewijs. Als dit een gezamenlijke belegging betreft, stuurt u kopie identiteitsbewijzen van elke belegger. Let op de eisen aan identiteitsbewijzen.
U maakt uw eerste inleg over van een rekening die op uw eigen naam staat.
De rekening mag ook een en/of rekening zijn. Als deze maar op naam staat van één van de beleggers. In dat geval zullen we de andere belegger wel vragen om een identificatiestorting.
U kunt het geld niet overboeken vanaf een rekening van een eigen bedrijf als u inschrijft als privé persoon. In dat geval zullen we de gelden terugstorten.
Bij ontvangst van uw inleg controleren wij deze tenaamstelling. Bij en/of rekeningen komt het voor dat niet de gehele tenaamstelling zichtbaar is. In dat geval zullen wij u verzoeken om een kopie bankafschrift in te sturen.
In bijzondere situaties kunt u uw inleg wel over (laten) maken van een rekening die niet op uw naam staat, bijvoorbeeld direct van de notaris of van een verzekeraar. We zullen dan de betreffende organisatie om een bevestiging vragen dat de overboeking daadwerkelijk van u afkomstig is. Het komt helaas voor dat de betreffende organisatie niet (tijdig) ons een bevestiging stuurt. In dat geval kunnen wij u verzoeken om een aanvullende identificatiestorting te doen van een eigen rekening die wel op uw naam staat. Hierbij kunt u volstaan met een minimaal bedrag, bijv. € 0,01.
In alle gevallen moet de overboeking afkomstig zijn van een bankrekening bij een ‘vertrouwde’ bank cq uit een ‘vertrouwd’ land. De bank moet namelijk de herkomst van de gelden gecontroleerd hebben (anti-witwas/anti-terrorisme wetgeving). Bij twijfel wordt het geld door ons terug gestort.

Procedure voor organisaties

Voor niet-natuurlijke personen geldt het volgende:

U stuurt uw inschrijfformulier in, samen met recente uittreksels van het Handelsregister en het UBO-register van de Kamer van Koophandel, een ingevuld CRS formulier voor de organisatie, en een kopie identiteitsbewijs van de personen die u bevoegdheid wilt geven om later eventuele wijzigingsopdrachten te kunnen geven. Let op de eisen die gesteld worden aan de identificatiedocumenten.
Als er binnen uw organisatie meerdere personen bevoegd zijn, kunt u ook volstaan met één persoon door te geven. Deze bevoegde personen kunt u namelijk altijd nog wijzigen. Alleen hebben we dan later alsnog een kopie identiteitsbewijs nodig van die personen.
Vaak staan de bevoegde personen niet vermeld op het KvK uittreksel, maar zijn bevoegd via een bovenliggende entiteit. In dat geval stuurt u ook een recent uittreksel in van de bovenliggende entiteit (bijv. de holding BV). Als er sprake is van meerdere lagen, stuurt u uittreksels van alle bovenliggende lagen, totdat de bevoegde personen staan vermeld. Alleen dan kunnen wij namelijk vaststellen dat de betreffende personen bevoegd zijn om namens uw organisatie transacties door te voeren.
Naast de bevoegde personen zijn wij wettelijk verplicht om ondanks opgave van het UBO-register ook de uiteindelijk belanghebbende(n) zelf te identificeren. De uiteindelijk belanghebbende(n) is/zijn gewoonlijk de eigena(a)r(en) van een vennootschap. Hoewel er ook hier sprake kan zijn van meerdere eigendomslagen, is/zijn er uiteindelijk altijd (een) natuurlijk(e) perso(o)n(en) de eigenaar. Ook van deze perso(o)n(en) stuurt u een kopie identiteitsbewijs in, tesamen met de KvK uittreksels van eventuele tussenliggende entiteiten.
Als de uiteindelijk belanghebbende(n) gelijk is/zijn aan de bevoegde perso(o)n(en), en de eigendomsstructuur is gelijk aan de bestuurstructuur, dan is uiteraard al voldaan aan deze verplichting.
Als de uiteindelijk belanghebbenden (eigenaren, aandeelhouders) niet vermeld staan in het KvK uittreksel, hebben we extra documenten nodig om de uiteindelijk belanghebbenden vast te kunnen stellen. Wilt u dan ook een actueel afschrift van het aandeelhoudersregister insturen. Als dit register nog niet of niet meer voorhanden is, kunt u ook de oprichtingsakte of statuten van de entiteit insturen.
U maakt de inleg over. Dit moet afkomstig zijn van een rekening op naam van de organisatie.
In alle gevallen moet de overboeking afkomstig zijn van een bankrekening bij een ‘vertrouwde’ bank cq uit een ‘vertrouwd’ land. De bank moet namelijk de herkomst van de gelden gecontroleerd hebben (anti-witwas/anti-terrorisme wetgeving). Bij twijfel wordt het geld door ons terug gestort.

Eisen aan identificatiedocumenten

Identificatiedocument

Uw identificatiedocument wordt door ons gebruikt voor registratie in het UBO register trusts en soortgelijke constructies. Daarom dient het te voldoen aan de eisen die dit UBO-register stelt. De belangrijkste eisen zijn:

Nederlandse rijbewijzen worden niet geaccepteerd voor het registreren van UBO’s. Alleen Nederlandse of buitenlandse paspoorten en Nederlandse identiteitskaarten kunnen worden gebruikt.
Er mag niets op de identificatiedocument genoteerd, doorgestreept of afgeplakt zijn. Gebruik van de Kopie ID app is daarom niet mogelijk.
Voor- en achterkant van het identificatiedocument moeten samen in 1 bestand zijn opgenomen. Verdeeld over 2 pagina’s in 1 bestand wordt geaccepteerd door het UBO register, maar 2 losse bestanden niet.
Uw BSN dient vermeld te zijn op het identiteitsbewijs, omdat het UBO-register dit automatisch uitleest.

Uittreksels Kamer van Koophandel

Niet ouder dan 2 maanden.
Een als Pdf opgeslagen of per e-mail verzonden uittreksel accepteren we ook.

CRS formulieren

Uit hoofde van de Common Reporting Standards wet- en regelgeving dienen wij uw belastingstatus vast te stellen. Bij de meeste fondsen zijn voor particulieren deze vragen opgenomen op het inschrijfformulier. Een apart CRS formulier invullen is dan niet nodig. Voor organisaties die deelnemen en bij wijzigingen (bijv. emigratie) kunt u één van de onderstaande formulieren gebruiken. Voor particulieren en organisaties zijn verschillende formulieren beschikbaar: